適合自動化的工作有共同特徵
資料來源相對固定、處理規則說得清楚，而且會重複發生。像是整理固定格式報表、同步表單資料或依規則產生檔案，都可以先評估。反之，若每次都需要大量人工判斷，應先拆出可規則化的部分。
不要一開始就要求「全部自動化」。先選一段最花時間、又容易確認輸出正確性的作業。
API 和檔案處理，怎麼選？
API 是系統提供的資料介面，通常需要授權、文件及使用額度。若對方已有穩定接口，可依規格交換資料；若只有 CSV、Excel 或匯出報表，也可以評估定期整理與匯入。
缺少正式 API 時，不應先假設能任意抓取網站或繞過驗證。需要確認服務條款、資料權限及可維護的取得方式。第三方改版也可能影響自動化，因此後續維護要一起規劃。
開發前先回答六個問題
- 資料從哪裡來？有沒有範例與正式文件？
- 哪個系統是正確資料的來源？遇到衝突怎麼判斷？
- 多久執行一次？即時與每日批次的成本不同。
- 同一筆資料重送，如何避免重複建立？
- 失敗時通知誰？能否重新執行或人工補件？
- 帳號、金鑰與個資由誰保管，哪些資訊不進紀錄？
第一版可以很小，但要能追查
例如把一份固定欄位的報表轉成指定格式，第一版只支援已確認的欄位與格式，提供處理結果與錯誤清單。格式不合就提示人工確認，而不是默默略過資料。
如果是雙向同步，還需要討論刪除、衝突、延遲與歷程，範圍會比單向匯入大很多。STMAX 預算頁的起步區間以一個已知來源與一個目標為前提。
驗收怎麼做？
準備正常、空白、重複、缺欄位及錯誤格式的範例，核對筆數與關鍵欄位。模擬第三方暫時失敗，再確認重試與通知方式。涉及正式資料時，應先在約定的測試環境與授權範圍驗證。
常見問題：可以保證每月省多少時間嗎？
應先量測目前工時與資料量，再估計改善幅度。沒有基準就不應承諾固定節省比例。你可以提供去識別化的樣本與目前步驟，我們依 STMAXFlow整理規格及可驗收的成果。
